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Ce que vous devez savoir pour tenir une réunion hybride : Votre guide rapide sur la nouvelle réalité

Alors que l’on continue de lever tranquillement les restrictions liées à la pandémie, bon nombre d’entre nous qui avons passé nos journées à la maison et avons participé à des réunions sur Zoom ou Microsoft Teams ont naturellement hâte de revenir aux réunions en personne. Bien que cela puisse être réaliste pour certains, d’autres risquent de ne pas être à l’aise ou ne pas être en mesure de le faire en raison de plusieurs facteurs, dont les restrictions régionales continues, le statut vaccinal et leur préférence personnelle, pour n’en nommer que quelques-uns.

Qu’est-ce qu’une réunion hybride?

Le terme « réunion hybride » désigne une réunion à laquelle certains participants assistent en personne et d’autres, virtuellement. En d’autres termes, alors qu’une partie des participants se rassembleront dans une même pièce, d’autres se joindront à la conversation par l’entremise d’un logiciel de vidéoconférence. Pour être tout à fait clair, il est plus difficile d’organiser une réunion hybride réussie et par conséquent, les risques d’erreur sont plus importants.

Comment les réunions hybrides ont-elles évolué?

Intersol anime des rencontres hybrides depuis une dizaine d’années. Ayant commencé tôt à utiliser des logiciels de participation comme FacilitatePro, Zoom et d’autres plateformes de gestion de réunions, nous avons souvent été appelés, même avant la pandémie, à animer des rencontres en personne auxquelles certains participants se joignaient à distance. En fait, notre première réunion hybride remonte à 2008! Cela dit, ces types de réunions hybrides étaient l’exception et la technologie qui rend possible la tenue de réunions virtuelles a évolué à la vitesse à laquelle la plupart des pays s’y sont habitués.

Heureusement pour les animateurs de réunions, des outils tels que des tableaux à feuilles mobiles et d’autres logiciels de collaboration en ligne permettent d’échanger avec les participants à la fois dans la pièce et virtuellement. Quoi qu’il en soit, le processus n’est pas aussi simple que d’envoyer une invitation sur Zoom et d’ajouter quelques participants à une réunion et puis de ne plus s’en soucier.

Le dicton « loin des yeux, loin du cœur » n’a pas sa place ici. Il est essentiel que les techniques et les technologies de participation soient intégrées à une structure de réunion bien pensée afin que tous les participants aient un accès égal à la réunion et y prennent solidement part.

De quels aspects faut-il tenir compte? 

Technologie

Que vous soyez une organisation qui tient une réunion interne hybride au bureau ou que vous souhaitiez inviter un certain nombre d’intervenants à se réunir dans une salle de conférence dans un hôtel, vos considérations techniques varieront. Globalement parlant, toutes les réunions hybrides doivent avoir au moins :

  1. Un outil de communication audiovisuelle à la fois pour les participants en personne et les participants virtuels. Selon les exigences de la réunion, cela peut aller de l’utilisation de Zoom sur l’ordinateur portable de chaque participant portant des écouteurs à un système de vidéoconférence dans la salle de conférence ou à un appareil Polycom.
  2. Un moyen commun pour les participants en personne et virtuels de participer et d’afficher des données visuelles. Il pourrait s’agir d’un tableau à feuilles mobiles en ligne comme FacilitatePro ou de notes autocollantes virtuelles dans un outil de collaboration comme Mural. Il est important de rendre les données visibles.
  3. Une connexion Internet de haute qualité. Si vous ne savez pas quelle est la qualité de la connexion Internet à votre lieu de réunion, demandez à l’hôtel, au centre de conférence, etc. de fournir des détails sur la capacité du réseau. Y a-t-il un accès Internet réservé spécialement à la salle de réunion ou est-il partagé? La largeur de bande est-elle suffisante pour que la réunion virtuelle se déroule sans heurts?
  4. Un « producteur » de plateformes virtuelles. À chaque réunion hybride, il devrait avoir une personne qui a pour tâche d’assurer le bon fonctionnement de la plateforme de communication et qui est suffisamment à l’aise avec la technologie pour pouvoir renseigner les participants sur son utilisation. Il faut notamment s’assurer que les paramètres de la plateforme sont corrects. Faut-il composer un numéro pour se brancher? A-t-on besoin de prévoir une salle d’attente? Aura-t-on recours à l’interprétation simultanée? Répartira-t-on les participants dans des groupes de discussion? Même si vous confiez à une entreprise de systèmes audiovisuels la gestion de la plateforme retenue pour votre réunion, il est bon d’avoir une personne qui connaît bien cette plateforme virtuelle et les paramètres à fixer.

Règles de base

En plus d’établir des règles de base pour tenir compte de tout règlement de santé publique en vigueur dans votre région, il est bon d’établir des règles de base concernant la technologie qui sera utilisée pour relier les participants virtuels à la réunion.

Il est essentiel que les participants utilisent la fonction de désactivation/ activation du son de la plateforme de réunion virtuelle si l’ensemble des participants utilisent leur propre appareil. Je suis certain que la plupart d’entre nous ont fait l’expérience du redoutable « écho vocal » lors d’une réunion en ligne qui survient lorsqu’un microphone capte plus d’une source audio. Malgré tous les efforts que l’on fait, tout le monde oublie de désactiver et de réactiver le son de temps à autre. Pour éviter cette situation, plutôt que d’avoir à se rappeler de toujours cliquer sur le bouton désactivation/ activation du son, si vous utilisez Zoom, demandez aux participants de tenir la barre d’espacement enfoncée pour activer temporairement leur microphone seulement lorsqu’ils parlent. Cette fonction est relativement standard, mais la touche que vous devez tenir enfoncée varie selon la plateforme utilisée.

Cette pratique peut même être intégrée à une activité brise-glace ou à une activité d’introduction au début de la réunion pour donner aux gens l’occasion de la mettre à l’essai. Bien que cela ne soit pas très important pour les participants qui se trouvent dans la pièce, ceux qui assistent virtuellement à la réunion vous remercieront d’avoir fait le nécessaire pour que le son soit clair et il sera nettement plus facile pour eux d’y participer avec efficacité.

Connaissez votre auditoire

Si vous organisez une réunion hybride, il est bon de chercher à savoir dans quelle mesure vos participants sont à l’aise avec les plateformes de réunion virtuelle et la technologie en général. Il y a de fortes chances que vous et même tous vos collègues ayez beaucoup d’expérience des plateformes virtuelles, mais ce n’est pas le cas de tout le monde.

Se préparer à l’avance pour s’assurer que tous les participants sont à l’aise avec la technologie est infiniment mieux que leur demander pendant la réunion s’ils ont vécu en ermite!

Reconnaître les participants virtuels

Les réunions hybrides sont chose nouvelle pour la plupart des gens. Ceux qui y participent en personne ne sont probablement pas habitués à prendre en considération la qualité de la participation des participants virtuels. Une pratique exemplaire consiste à reconnaître d’abord ceux qui participent virtuellement, à la fois pour les maintenir engagés et pour donner le ton à tous les participants en leur faisant comprendre qu’il s’agit d’une réunion hybride et qu’on donne une chance égale à tous les participants d’y contribuer. Encouragez les participants virtuels à garder leur caméra allumée si possible et, si une question est posée au groupe, assurez-vous qu’ils ont des chances égales de répondre et que vous vous adressez directement à leur flux vidéo.

Tenue de réunions hybrides au-delà de la pandémie

À ce stade-ci, vous vous demandez peut-être si cela vaut la peine d’investir autant d’efforts dans des rencontres hybrides accessibles et de grande qualité puisqu’à mesure que se poursuit la levée des restrictions, les entreprises espèrent revenir aux conditions d’avant la pandémie. Une chose que nous avons apprise de la pandémie, c’est que souvent, il n’est pas nécessaire de faire un voyage aller-retour en avion pour se rendre à l’autre bout du pays pour y avoir une rencontre d’une demi-journée.

Les réunions hybrides sont un excellent moyen de communiquer plus souvent avec une équipe dispersée partout au pays ou dans le monde, de réduire les frais de déplacement inutiles et de veiller à ce que votre organisation tienne compte de l’impact environnemental du transport aérien.

En bref, les réunions hybrides ne sont pas seulement une solution rapide à un problème temporaire lié à la pandémie.

Une grande partie des effectifs se sont retrouvés à l’improviste dans le monde des réunions virtuelles au début de la pandémie et ont été forcés à s’y adapter coûte que coûte avant de découvrir que ce n’était pas si désagréable que ça. L’inclusion d’éléments virtuels à vos réunions pour accroître l’accessibilité et créer de nouvelles façons de collaborer est un outil précieux qui ne disparaîtra certainement pas.

Si vous voulez éviter un situation où les gens ont l’impression qu’on ne les écoute pas et où ils se sentent démotivés et pas égaux aux autres et souhaitez explorer davantage la possibilité pour votre organisation d’adopter des techniques qui lui permettront de tenir des réunions hybrides, écrivez à info@intersol.ca pour en savoir plus sur nos programmes de formation publics et internes.

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