L’utilisation de pratiques accessibles dans le contexte de l’organisation et de l’animation d’événements virtuels présente à la fois des défis et des opportunités. Dans cette série de blogues, nous présentons quelques-unes des leçons que nous avons tirées de projets récents où l’accessibilité a occupé le devant de la scène. La partie 1 incluait les leçons 1 à 3 qui décrivaient comment se préparer à une réunion importante comportant des exigences d’accessibilité. La partie 2 présente les leçons que nous avons apprises juste avant et pendant les séances. Tandis que nous sommes des experts en animation virtuelle, nous vous recommandons de collaborer avec un expert en accessibilité, si vous avez accès à un tel spécialiste. 

Rédigé par Marika Escaravage et Patrick Valois

Leçon 4 : Prévoir des pauses

L’une des nombreuses tâches d’un animateur est de s’assurer qu’il y a suffisamment de pauses afin que les personnes présentes – des participants aux interprètes et lui-même, continuent d’être à l’aise, concentrées et prêtes à contribuer à la réunion. Lorsqu’on organise des réunions accessibles virtuellement, la complexité supplémentaire qu’ajoute cette façon de procéder peut faire qu’il est encore plus difficile pour toutes les personnes présentes, y compris les participants ayant divers besoins, de maintenir leur concentration pendant des périodes prolongées.

Qu’il s’agisse d’une personne souffrant d’effets à long terme de la COVID ou atteinte d’un autre problème de santé chronique ou d’une personne neurodiversifiée ou qui a d’autres besoins liés à l’accessibilité, être assis devant un appareil (ou dans une pièce) pendant une période prolongée peut être particulièrement ardu. Même lorsqu’il n’y a pas de besoins précis devant faire l’objet de mesures d’adaptation, une pause profite à tout le monde. C’est pourquoi il est important non seulement de prévoir des pauses additionnelles, mais aussi de vérifier fréquemment auprès de tout le monde pour voir comment chacun se porte et pour savoir s’il serait utile de prendre une petite pause pour se regrouper et s’ajuster. N’oubliez pas que les participants ne sont pas les seules personnes qui sont essentielles au succès de votre réunion. Vérifiez également auprès des interprètes linguistiques! 

Leçon 5 : Parler lentement

Lorsque vous animez une réunion virtuelle accessible, il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est essentiel de parler lentement. Il est utile de le faire pour les locuteurs non natifs, pour les interprètes qui traduisent les propos en temps réel tout en essayant de suivre la conversation, et pour les personnes qui lisent sur les lèvres et les personnes ayant une déficience visuelle pour qui il est important de bien entendre ce qui se dit. En tant qu’animateur, il est important non seulement de parler lentement et clairement soi-même, mais aussi de veiller à ce que quiconque prend la parole durant votre réunion soit prié de le faire aussi. N’hésitez pas à demander poliment à quelqu’un de ralentir son débit. De nombreux participants à votre rencontre ainsi que les interprètes vous remercieront! 

Leçon 6 : Le travail d’équipe transforme le rêve en réalité

Les réunions virtuelles accessibles sont toujours nettement plus utiles lorsque tout le monde y participe : 

Participants 

La consultation des experts est essentielle au succès de toute réunion accessible et les meilleures sources d’information sont habituellement les personnes ayant un vécu expérientiel. On nous a dit qu’en cas de doute, la meilleure chose à faire est de poser des questions. Vérifiez les termes préférés par ces personnes pour désigner un handicap (il serait bon de les consulter à l’avance, si possible). Si, dans le cadre de votre réunion, on fait appel à des interprètes en ASL ou en LSQ, vérifiez si les participants qui utilisent le service ont des requêtes pour rendre l’expérience plus accessible. Il est vrai aussi que les gens ont des préférences différentes en ce qui concerne leur tenue vestimentaire et le contraste de fond. 

Il est important de gérer les attentes des personnes qui ne sont pas habituées à participer à des réunions virtuelles accessibles. Dites-leur pourquoi il se peut que vous lisiez le texte à voix haute ou parcouriez lentement les sujets. 

Équipe chargée du déroulement de la réunion 

Il est extrêmement important que tous les membres de l’équipe qui assure le bon déroulement de la réunion, y compris l’animateur, le producteur de la réunion virtuelle, les interprètes et l’organisation hôte, soient sur la même longueur d’onde tout au long de la réunion. Chez Intersol, la pratique courante est d’établir un « canal de communication en arrière-plan » ou de clavarder sur une autre plateforme de collaboration où l’équipe peut s’entendre sur différents aspects et prendre des décisions en temps réel. Il s’agit d’un bon espace pour les interprètes qui souhaitent, par exemple, demander au conférencier de ralentir. La conjugaison des efforts pour assurer une réunion cohésive plutôt que d’agir comme des fournisseurs de services individuels peut grandement contribuer à la qualité de la réunion. 

Conclusion 

Pour beaucoup d’entre nous, après plus de deux ans de rencontres en ligne, le retour à des réunions en personne est une bouffée d’air frais. Cela dit, je crois que la plupart d’entre nous peuvent convenir que les réunions virtuelles sont toujours pertinentes, utiles et là pour rester. En fait, pour de nombreuses personnes, les séances virtuelles sont plus accessibles et agréables que leurs équivalents en personne. 

L’inclusion est l’avenir et la perfection est une illusion. Donc, si vous ne réussissez pas du premier coup, faites d’autres tentatives. 

Si vous ne l’avez pas déjà fait, consultez la partie 1 de notre blogue sur l’accessibilité en animation virtuelle pour savoir comment se préparer à une réunion importante comportant des exigences d’accessibilité.