News, Updates and Insights

Check back often to stay up to date with the latest news, updates, and insights from the Intersol team.

Qu’est-ce qu’un animateur de réunion?

Si vous avez entendu le terme « animateur » utilisé dans un milieu professionnel sans être certain de ce son sens, vous n’êtes pas seul. Quiconque a travaillé comme animateur professionnel a probablement assisté à d’innombrables fêtes, mariages ou rassemblements où les présentations se sont déroulées comme ceci :
Étranger : « … et vous exercez quel métier? »
Animateur : « Je travaille pour une organisation qui se spécialise dans l’animation professionnelle » 

Étranger (semble confus) : « de quoi s’agit-il exactement? »
Nous tous dans l’industrie de l’animation utilisons des arguments légèrement différents pour expliquer pourquoi certaines réunions peuvent vraiment bénéficier du recours à un animateur professionnel.

On peut voir cela comme suit :
Lors de n’importe quelle réunion ou rencontre où vous avez pris des décisions importantes, avez-vous tenu compte des mesures à prendre pour en assurer le bon déroulement? 

Lorsque vous invitez des groupes à se réunir, la réalisation de vos objectifs peut rapidement devenir une tâche intimidante. Un animateur professionnel est un expert du processus dont le but est de réunir les gens de la bonne façon. Vous avez peut-être entendu l’expression « Un chameau, c’est un cheval dessiné par un comité » pour expliquer à quel point les comités peuvent être inefficaces. Il ne s’agit pas d’insinuer que quelque chose cloche avec les chameaux, mais plutôt de souligner qu’il incombe à l’animateur de mettre en œuvre le processus nécessaire pour aider ce comité à créer un cheval pur-sang qui remporte des prix! Autrement dit, essayez d’imaginer des personnes ayant des personnalités, des expériences, des opinions et des points de vue différents représentées par des flèches pointant dans différentes directions qui tentent d’atteindre un objectif commun. Un animateur aide à pointer toutes ces flèches vers cet objectif commun. 

Vous vous demandez peut-être : « Mais comment un animateur peut-il diriger un groupe de personnes discutant d’un sujet auquel il ne connaît rien? » Les animateurs sont des experts du processus de mobilisation des groupes plutôt que du contenu de la discussion. Les animateurs d’Intersol ont mené avec succès des missions sur des sujets allant de la technologie quantique à la réduction de l’empreinte carbone du béton, alors que nous sommes loin d’être des experts dans ces matières. En fait, de nombreuses organisations embauchent des animateurs professionnels justement parce qu’ils viennent de l’extérieur de l’organisation. Le recours à une personne impartiale pour concevoir et animer une réunion, surtout sur un sujet litigieux, est une stratégie utilisée pour s’assurer que les décisions prises au cours de la mission seront acceptées. 

Les bonnes personnes se trouvent-elles autour de la table? 
Dans toute réunion au cours de laquelle des décisions sont prises, il est important de tenir compte des personnes que ces décisions toucheront. Pourquoi? Disons par exemple que les dirigeants d’une grande chaîne de restaurants se réunissent et décident qu’il est temps de rafraîchir les menus partout au pays. Bien sûr, ils ont le pouvoir de faire ce qu’ils veulent avec le menu. Ce sont eux les responsables. Mais sont-ils au courant de l’opinion des préposés, qui savent ce qui attire les clients? Connaissent-ils la clientèle qui pourrait ne pas revenir si leur trempette au fromage préférée est retirée du menu? Cela ne veut pas dire que tout le monde, du PDG de l’entreprise jusqu’aux clients réguliers du restaurant local, devrait avoir une place à la table. Il est toutefois important que leurs points de vue soient représentés. Le moment de faire appel à un animateur professionnel est lorsque des décisions importantes qui toucheront d’autres personnes doivent être prises, afin qu’il puisse s’assurer que les stratégies nécessaires sont en place pour obtenir l’adhésion de ces personnes. Toutes les personnes concernées devraient avoir l’impression d’avoir contribué un peu aux décisions, qui en fin de compte ont un effet sur elles et leur travail. 

Pose-t-on les bonnes questions à soumettre à la discussion?
Lorsque des organisations invitent des intervenants à se réunir avec elles pour discuter avec eux d’une question, elles ont habituellement une idée de l’information qu’elles recherchent. Une organisation qui est active dans la lutte contre les changements climatiques, par exemple, pourrait rassembler des scientifiques pour trouver certains des moyens les plus efficaces de réduire les émissions de carbone. Il appartient à l’animateur de poser les bonnes questions de la bonne façon pour extraire toute cette information précieuse. Il n’y a rien de pire que de faire d’importants efforts pour amener toutes les bonnes personnes à la table afin de les mobiliser sur un sujet et de ne pas obtenir l’information dont on a besoin pour passer à l’étape suivante.

Dans quelle mesure a-t-on réfléchi à la conception de l’ordre du jour?
La conception de l’ordre du jour d’une réunion ne se limite pas à noter certains des sujets dont vous souhaitez discuter durant la courte période où vous vous rencontrerez. Lorsque les résultats de votre réunion sont importants, il faut bien réfléchir à l’élaboration de l’ordre du jour et le transmettre aux invités qui participeront à la discussion. Les invités seront plus susceptibles de se présenter à une réunion tout en étant préparés et il y aura suffisamment de temps pour avoir une discussion utile. 

Comment encourager toutes les personnes à la table à participer, et non pas seulement les participants habituels?
Il y a des introvertis et des extravertis. Ceux qui veulent laisser les autres parler et ceux qui ne laisseront personne d’autre placer un seul mot. Le rôle de l’animateur consiste non seulement à jouer le rôle de « policier de la circulation » pendant une réunion pour assurer la fluidité de la discussion, mais aussi à encourager tous les participants à y contribuer. Tout le monde est autour de la table pour une raison et ne pas obtenir des commentaires précieux est une occasion perdue. 

Comment empêcher ceux qui ont des personnalités difficiles de prendre le contrôle ou de faire dérailler la réunion?
Nous savons tous qui ils sont… les chahuteurs qui peuvent être agressifs ou qui aiment dirent le contraire, les ambitieux qui parlent parce qu’ils se sentent obligés de dire quelque chose, et non pas parce qu’ils ont quelque chose à dire. il y a plusieurs types de personnalités difficiles qui risquent de faire dérailler une réunion. Nous le comprenons, parfois la menace d’un changement ou le processus que l’on suit pour prendre décisions qui auront un impact sur les gens peuvent susciter des émotions fortes. Saviez-vous que les animateurs professionnels ont des stratégies pour composer avec ces types de personnalités de façon respectueuse et professionnelle? Nous sommes formés pour nous concentrer sur le but de la réunion plutôt que sur la personnalité des participants.

Une longue description de 1 000 mots n’est peut-être pas une bonne façon de décrire le rôle d’un animateur lors d’une rencontre fortuite… voici donc notre meilleure tentative de résumer ce rôle en 20 mots ou moins : Un animateur est un dirigeant compétent qui aide à réorienter les gens dans une direction nouvelle et commune.

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin