Les pratiques accessibles utilisées au moment de l’organisation et l’animation d’événements virtuels présentent à la fois des défis et des opportunités. Dans cette série, nous présentons quelques-unes des leçons que nous avons tirées de projets récents où l’accessibilité occupait le devant de la scène. La première partie de cette série porte sur la préparation. Bien se préparer à une réunion importante comportant des exigences d’accessibilité à la fois essentiel et intimidant. Bien que nous soyons des experts en animation virtuelle, nous recommandons de collaborer avec un expert en accessibilité au moment de la planification d’un événement en ligne.

Rédigé par Marika Escaravage et Patrick Valois

Lorsque notre industrie, comme tant d’autres, a dû s’adapter brusquement au monde des réunions virtuelles, nous avons vu d’un bon œil l’adoption d’outils de collaboration en ligne de plus en plus puissants. Pour de nombreuses personnes, cela signifiait toutefois une courbe d’apprentissage abrupte, y compris sur la façon de tirer parti de ces outils pour concevoir et faciliter des rencontres en ligne plus accessibles et plus inclusives.

Au début de 2022, nous avons eu l’occasion d’animer une série de rencontres virtuelles pour un client du secteur public désireux de savoir quels seraient les obstacles qui compliquerait la participation d’un public plus diversifiée à ses processus de consultation.

La collaboration avec ce client et d’autres personnes pour produire des séances animées plus accessibles et inclusives a été riche en leçons. Alors que nous nous efforçons de nous améliorer dans ce domaine, nous espérons que les leçons que nous avons tirées et qui sont décrites ci-après vous aideront à accélérer votre parcours vers des événements en ligne plus diversifiés, accessibles et accueillants. Des ressources spécialisées sont suggérées à la fin de ce blogue. Naturellement, les séances devaient être aussi accessibles que possible et c’est avec plaisir que nous avons reçu des commentaires indiquant que cet objectif avait été largement atteint.

Leçon 1 : Il faut s’y prendre tôt

Il faut accorder l’attention nécessaire à l’accessibilité bien avant votre événement. Dans un monde qui n’est pas accessible par défaut, il faut du temps pour bien faire les choses.

• Attendez-vous à devoir mettre sur pied une équipe plus importante que celle à laquelle vous êtes peut-être habitué pour organiser et exécuter les activités liées à l’événement. Elle peut inclure du personnel de soutien technique, des animateurs, des interprètes et des spécialistes de l’accessibilité et des communications. Lorsqu’une équipe est de plus grande taille, la communication et la coordination peuvent prendre plus de temps et peut-être même nécessiter plus de ressources.
• Il est important également de communiquer rapidement avec les entrepreneurs externes pour leur demander de réserver de leur temps à vos activités. Par exemple, plusieurs de nos animateurs chevronnés remplissent leur calendrier plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance.

Leçon 2 : Il n’y a pas de solution universelle

Ce n’est pas parce que deux personnes appartiennent à la même communauté ou partagent un même diagnostic qu’elles auront besoin des mêmes mesures d’adaptation. Apprenez à connaître vos participants pour favoriser la participation active.

I – Il faut demander « Qui sera présent? »

Nous posons cette question à nos clients chaque fois que nous sommes invités à animer une séance afin d’adapter notre approche le mieux possible aux besoins du groupe et de chacun des participants.

En tant qu’organisateur ou hôte de l’événement, le fait de fixer une date limite claire pour les inscriptions et de demander ouvertement aux participants de faire connaître leurs besoins en matière d’accessibilité suffisamment à l’avance aidera dans une large mesure à répondre à cette question.

• Si une personne précise qu’elle a besoin de mesures d’adaptation, il est préférable de travailler directement avec elle pour trouver une solution qui lui convient et qui encouragera sa participation active.
• Par exemple, si un participant est sourd ou malentendant, ne présumez pas que vous pouvez vous contenter de simplement activer les sous-titres dans Zoom. Créez un espace favorisant les communications ouvertes. Ces participants peuvent demander l’utilisation de la langue des signes américaine (ASL), de la langue des signes québécoise (LSQ) ou du service de traduction en temps réel des communications (CART). Différents membres de la communauté des sourds peuvent demander différents services de soutien à la même réunion; il est donc préférable d’offrir plusieurs options.
• Il peut être utile de consulter des experts, en particulier ceux qui possèdent une expertise vécue, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation pour savoir quelles sont les pratiques d’accessibilité susceptibles d’être les plus importantes ou utiles dans votre contexte. Cela est particulièrement important lorsque vous avez de multiples besoins en matière d’adaptation ou lorsque vous n’êtes pas en mesure d’obtenir des conseils individuels des participants sur la meilleure façon de les soutenir. Nous avons la chance que bon nombre de nos clients du secteur public aient accès à des spécialistes internes, mais si ce n’est pas votre cas, envisagez de consulter des ressources comme celles fournies ci-après.

II- Assurer l’accessibilité des communications relatives aux événements

Des invitations, des instructions, des rappels et d’autres communications sont souvent échangés avant que quelqu’un assiste à un événement. Demandez-vous comment rendre chaque point de contact avec les participants plus accessible.

Parfois, il suffit d’un simple ajustement, comme s’assurer que la couleur de votre texte contraste suffisamment avec son arrière-plan. D’autres fois, il s’agit d’appeler pour transmettre une invitation ou faire un suivi, plutôt que de se fier aux courriels et aux sites Web. N’oubliez pas qu’il arrive que l’on demande aux personnes qui s’inscrivent à un événement de fournir une quantité excessive de renseignements. Il pourrait être utile de rappeler plus d’une fois aux répondants votre offre de répondre à leurs besoins.

Leçon 3 : Cerner les outils nécessaires à la réussite

La technologie évolue, tout comme les façons dont nous l’utilisons. Chaque logiciel de vidéoconférence a ses caractéristiques et ses particularités. Parfois, demander l’aide ou les conseils d’un expert est votre meilleur pari.

I- Connaître votre ou vos plateformes :

Depuis quelques années, les mises à niveau et les progrès constants de la technologie de tenue de réunions en ligne, lesquels se sont accélérés en raison de la pandémie, font qu’il est quelque peu difficile d’établir des pratiques exemplaires pour l’utilisation des outils de collaboration en ligne. Aussi difficile que ce soit, nous avons constaté qu’il est essentiel de demeurer au fait des mises à niveau et des nouvelles fonctionnalités de Zoom, de Microsoft Teams et d’autres plateformes. Nous vous recommandons d’essayer le logiciel aussi souvent que possible, et même de fixer une réunion dans le seul but d’essayer de nouvelles fonctionnalités.

II- Consulter un expert :

Nos animateurs ont la chance de collaborer souvent avec l’un de nos producteurs d’événements virtuels. Puisant dans sa connaissance pratique des différentes plateformes et de leur fonctionnement, un producteur veille au bon fonctionnement de la technologie. Un producteur fournit également un soutien lié à la plateforme à tous avant et pendant la réunion. L’intervention d’un producteur lors d’une réunion en ligne comportant des exigences d’accessibilité donne à l’hôte et à l’animateur une certaine tranquillité d’esprit en sachant que si des problèmes techniques surviennent pour l’un ou l’autre des participants, il s’en occupera sans interrompre l’entier événement.

• Comme la plupart des gens en ont bien assez à faire comme ça sans être obligés en plus à se tenir au courant des dernières mises à niveau techniques, envisagez de travailler avec une personne qui connaît bien les outils de collaboration et de réunion en ligne. Elle peut vous conseiller sur la meilleure façon d’intégrer les mesures d’adaptation nécessaires à votre réunion virtuelle et anticiper les problèmes potentiels avant l’événement afin qu’ils ne vous mettent pas de bâtons dans les roues à des moments cruciaux.

III – Se familiariser avec les divers éléments

Voici quelques éléments particuliers avec lesquels vous devez vous familiariser lorsque vous examinez les effets d’un outil technologique du point de vue de l’accessibilité :

• Savez-vous comment fonctionne la fonction d’interprétation simultanée dans la plateforme? Il est plus que probable qu’il faille la configurer à l’avance.
• Savez-vous ce dont ont besoin les interprètes professionnels que vous avez engagés (ou prévoyez engager) pour qu’ils puissent fournir leurs services en toute sécurité? Il est probable qu’ils demanderont à toutes les personnes qui prendront la parole de porter un casque d’écoute avec un microphone et de garder leur caméra allumée et de parler lentement. Dans certains cas, ils ont le droit de refuser de poursuivre l’interprétation si ces exigences ne sont pas respectées, ce qui pourrait mettre fin à la rencontre. Il se peut que ce soit non seulement une question de qualité, mais aussi de santé et de sécurité pour ces professionnels.
• Savez-vous comment mettre en évidence les participants et les épingler à votre écran? Être en mesure de fournir ces instructions à un participant qui utilise l’interprétation gestuelle peut représenter un élément fondamental favorisant sa participation.

Pour en savoir plus sur l’accessibilité et la Semaine nationale de l’accessibilité, consultez le lien suivant : Semaine nationale de l’accessibilité : 29 mai au 4 juin 2022 – Canada.ca